Outsourcing sprzedaży: Kiedy warto, a kiedy szkodzi? Analiza eksperta hotLead.pl

Rozmawiamy z Piotrem Wolniewiczem, założycielem hotLead.pl – agencji która od 2019 roku pomaga firmom B2B w outsourcingu procesu akwizycyjnego. Piotr przez lata widział zarówno spektakularne sukcesy jak i bolesne porażki firm które zdecydowały się na zewnętrzne wsparcie w sprzedaży. W dzisiejszej rozmowie wyjaśnia kiedy outsourcing sprzedaży ma sens biznesowy, a kiedy może zaszkodzić firmie bardziej niż pomóc.

Piotr, outsourcing sprzedaży brzmi jak dobry pomysł – oddajesz komuś proces akwizycji i koncentrujesz się na produkcie. Dlaczego więc niektóre firmy ponoszą porażkę z tym modelem?

Bo outsourcing sprzedaży to nie jest włącznik który klikasz i nagle masz nowych klientów. To strategiczna decyzja która wymaga odpowiedniego kontekstu, przygotowania i partnera. Widziałem dziesiątki firm które wchodziły w outsourcing w złym momencie, z niewłaściwych powodów lub z niewłaściwym partnerem – i kończyło się to zmarnowanym czasem i pieniędzmi.

Najczęstszy scenariusz porażki wygląda tak: firma nie ma wewnętrznego zespołu sprzedażowego, product-market fit jest niepewny, value proposition jest niejasna. CEO mówi: „Zatrudnijmy agencję która nam wygeneruje klientów, a my się skupimy na produkcie”. Agencja zaczyna dzwonić, po 3 miesiącach są minimalne efekty, wszyscy są sfrustrowani.

Problem nie leży w agencji ani w produkcie. Problem leży w fundamentalnym nieporozumieniu czym jest outsourcing sprzedaży. To nie jest zastąpienie funkcji sprzedażowej w firmie. To jest skalowanie procesu który już działa.

Jeśli nie masz udowodnionego procesu sprzedażowego – nie wiesz dokładnie kto jest Twoim idealnym klientem, jak do niego dotrzeć, co mu powiedzieć żeby się zainteresował – outsourcing nie pomoże. Będzie jak próba przyspieszenia samochodu który nie ma włączonego silnika.

To brzmi jak outsourcing sprzedaży ma więcej wad niż zalet. Kiedy w takim razie ma sens?

Outsourcing sprzedaży ma ogromny sens w kilku konkretnych scenariuszach. Pozwól że przejdę przez nie systematycznie.

Scenariusz pierwszy – masz sprawdzony proces, chcesz skalować. Znam firmę szkoleniową która przez 2 lata budowała sprzedaż przez założyciela. Właściciel sam dzwonił, umawiał spotkania, zamykał sprzedaż. Po 2 latach miał 40 klientów i jasno wiedział: kto kupuje (firmy produkcyjne 100-500 osób), dlaczego kupują (rotacja pracowników), jak ich przekonać (ROI przez obniżenie kosztów rotacji).

W tym momencie przyszli do nas i powiedzieli: „Wiemy jak to robić, ale założyciel nie może już dzwonić 4 godziny dziennie, musi prowadzić firmę. Potrzebujemy kogoś kto przejmie ten proces”. I to jest idealny moment na outsourcing. Wzięliśmy sprawdzony proces, skalowaliśmy go, założyciel uwolnił czas na strategię.

Scenariusz drugi – ekspansja na nowy rynek gdzie nie masz zasobów. Znasz doskonale rynek polski, ale chcesz wejść do Czech. Możesz zatrudnić tam zespół sprzedażowy – co zajmie pół roku i sporo kapitału. Albo możesz przetestować rynek przez outsourcing – 3 miesiące kampanii, zobaczysz czy jest popyt, jakie są reakcje, jaki jest koszt pozyskania klienta. Jeśli działa, inwestujesz w lokalny zespół. Jeśli nie, wychodzisz tanio.

Scenariusz trzeci – sezonowość lub kampania projektowa. Masz sezon wysokiego popytu – np. przed końcem roku budżetowego klientów. Przez 3 miesiące potrzebujesz 5 osób dzwoniących pełny etat. Zatrudnienie ich na stałe nie ma sensu, bo przez resztę roku nie będziesz miał pracy. Outsourcing jest idealny – skalujesz na 3 miesiące, potem wracasz do poziomu bazowego.

Scenariusz czwarty – testowanie nowego produktu lub segmentu. Masz nowy produkt, nie jesteś pewien czy znajdzie rynek. Zamiast budować zespół sprzedażowy wewnętrznie, testujesz przez outsourcing. 50-100 rozmów da Ci feedback rynkowy – czy to w ogóle kogoś interesuje, jakie są główne obiekcje, jaka jest gotowość do zakupu. To jest dużo tańsze niż zatrudnienie 2 handlowców na pół roku.

We wszystkich tych scenariuszach outsourcing nie zastępuje sprzedaży. On ją uzupełnia lub testuje w kontrolowany sposób.

A kiedy outsourcing sprzedaży definitywnie nie ma sensu?

Jest kilka czerwonych flag gdzie mówię wprost: „To nie zadziała, nie podejmujmy się tego projektu”.

Czerwona flaga pierwsza – nie wiesz kto jest Twoim klientem. Firma mówi: „Nasz produkt jest dla wszystkich firm B2B”. To nie jest profil klienta, to jest brak profilu. Jeśli nie potrafisz powiedzieć konkretnie: branża X, wielkość Y, problem Z – outsourcing nie pomoże. Bo agencja będzie dzwonić losowo i efektywność będzie zerowa.

Czerwona flaga druga – nie masz referencji ani case studies. Jeśli sprzedajesz coś kompletnie nowego i nie masz ani jednego klienta który może powiedzieć „to działa” – outsourcing będzie ekstremalnie trudny. Bo konsultant dzwoni do potencjalnego klienta, słyszy „a kto z Was korzysta?”, odpowiada „jesteśmy nowi na rynku”. Rozmowa się kończy.

Nie mówię że w tym momencie nie można robić cold calling. Można, ale powinien to robić ktoś z wewnątrz firmy – założyciel, head of sales – kto ma głęboką wiedzę o produkcie i umie improwizować gdy rozmowa schodzi z utartych ścieżek. Outsourcing wymaga pewnego poziomu dojrzałości oferty.

Czerwona flaga trzecia – masz bardzo długi i skomplikowany proces sprzedażowy. Jeśli Twoja sprzedaż wymaga 5 spotkań, demonstracji technicznych, proof of concept, negocjacji kontraktowych – outsourcing pierwszego kroku (umówienie spotkania) ma sens. Ale outsourcing całego procesu? Ekstremalnie trudny. Partner zewnętrzny nie będzie miał wystarczającej wiedzy technicznej i elastyczności żeby to prowadzić.

Czerwona flaga czwarta – masz obsesję na punkcie kontroli. Niektórzy przedsiębiorcy mówią: „Chcę outsourcingu, ale muszę kontrolować każdą rozmowę, zatwierdzać każdy komunikat, weryfikować każdy lead przed przekazaniem do zespołu”. To nie jest outsourcing, to jest mikromanagement kogoś kto siedzi poza Twoją firmą. I to nie działa. Outsourcing wymaga zaufania i oddania kontroli w pewnych obszarach.

Czerwona flaga piąta – szukasz rozwiązania na fundamentalny problem z produktem. Jeśli nikt nie chce Twojego produktu bo jest za drogi, za słaby lub nieistotny dla rynku – outsourcing nie pomoże. Najlepsi sprzedawcy świata nie sprzedadzą produktu którego rynek nie chce.

Jak wygląda dobry proces przygotowania do outsourcingu sprzedaży?

W hotLead zanim przyjmiemy projekt, robimy to co nazywamy „readiness assessment” – ocena gotowości do outsourcingu. To 2-godzinny warsztat gdzie zadajemy klientowi około 30 pytań. Oto najważniejsze:

Blok pierwszy – znajomość klienta.

• Kto jest Twoim idealnym klientem? (branża, wielkość, profil)
• Jakie są 3 główne problemy które rozwiązuje Twój produkt?
• Kto w firmie klienta podejmuje decyzję o zakupie?
• Jak długo trwa średni proces decyzyjny?

Blok drugi – value proposition.

• Dlaczego klient miałby wybrać Ciebie zamiast konkurencji?
• Jakie masz dowody że Twoje rozwiązanie działa? (case studies, liczby)
• Jaka jest średnia wartość transakcji?
• Jaki jest ROI dla klienta?

Blok trzeci – proces sprzedażowy.

• Jak wygląda Twoja aktualna sprzedaż?
• Jakie są typowe obiekcje i jak je obalasz?
• Co się dzieje po umówieniu spotkania?
• Ile spotka zamyka się w sprzedaż?

Jeśli klient potrafi odpowiedzieć konkretnie na 80% tych pytań – jest gotowy. Jeśli w połowie odpowiedzi słyszymy „nie wiem” lub „to zależy” – nie jest gotowy. I wtedy mówimy szczerze: „Najpierw zróbcie 20-30 rozmów samodzielnie, pozbierajcie te odpowiedzi, potem wróćcie”.

To nie jest przyjemna wiadomość dla klienta który chce outsourcingu „od zaraz”. Ale to jest uczciwe. Bo wolę odmówić projektu teraz, niż wziąć go wiedząc że zakończy się porażką.

Wspomniałeś o zaufaniu jako kluczowym elemencie. Jak je zbudować między firmą a partnerem outsourcingowym?

Zaufanie w outsourcingu sprzedaży buduje się przez trzy rzeczy: transparentność, kompetencję i alignment celów.

Transparentność oznacza że partner pokazuje wszystko co robi. W hotLead każdy klient ma dostęp do nagrań rozmów, dashboardu z metrykami, cotygodniowych raportów. Nie ukrywamy nic. Jeśli coś nie działa, mówimy o tym pierwszy dzień, nie po miesiącu. To buduje zaufanie że nie próbujemy „przeciągnąć” projektu kosztem klienta.

Kompetencja oznacza że partner faktycznie rozumie Twoją branżę i produkt. W pierwszym tygodniu współpracy nasi konsultanci spędzają kilkanaście godzin studiując firmę klienta, jego konkurencję, case studies, materiały sprzedażowe. Słuchają nagrań spotkań sprzedażowych które prowadzi klient. To nie jest „dajcie nam skrypt i będziemy dzwonić”. To jest głębokie zanurzenie w biznesie klienta.

Alignment celów oznacza że sukces partnera zależy od sukcesu klienta. Dlatego preferujemy modele rozliczeń z komponentem success-based – część stała plus premia za leady które faktycznie konwertują. Kiedy partner zarabia więcej gdy Ty zarabiasz więcej, macie zbieżne interesy.

Zaufanie nie powstaje od pierwszego dnia. Ale te trzy elementy pozwalają je budować szybko i trwale.

Jakie są najczęstsze błędy firm które decydują się na outsourcing sprzedaży?

Błąd pierwszy – wybór partnera wyłącznie na podstawie ceny. „Ten call center kosztuje 3000 miesięcznie, tamten 7000, weźmiemy tańszego”. A potem okazuje się że tańszy generuje 3 słabe leady, droższy generuje 12 dobrych leadów. Który był tańszy finalnie?

Błąd drugi – brak jasnych metryk sukcesu. Firma mówi „chcemy więcej klientów” ale nie definiuje konkretnie: ile leadów miesięcznie to sukces? Jaki koszt na lead jest akceptowalny? Jaki współczynnik konwersji do zamówienia się spodziewamy? Bez tego nie ma jak ocenić czy outsourcing działa.

Błąd trzeci – zbyt krótki horyzont czasowy. Firma daje partnerowi miesiąc, nie widzi 20 leadów, kończy współpracę. Ale generowanie leadów to proces który wymaga testowania, uczenia się, optymalizacji. Pierwszy miesiąc to prawie zawsze nauka. Realistyczny horyzont to minimum 3 miesiące.

Błąd czwarty – brak feedbacku zwrotnego. Partner generuje leady, przekazuje do klienta, klient nie mówi co się z nimi stało. Partner nie wie czy leady są dobre czy słabe, nie może optymalizować. To prowadzi do stagnacji efektów.

Błąd piąty – outsourcing jako ostatnia deska ratunku. Firma próbowała wszystkiego innego, nic nie działa, w desperacji próbują outsourcingu. Ale jeśli fundamentalnie coś jest nie tak z produktem, rynkiem lub value proposition – outsourcing tego nie naprawi. To trzeba naprawić najpierw.

Na koniec – jedna rada dla przedsiębiorcy który rozważa outsourcing sprzedaży?

Zanim podpiszesz umowę z jakimkolwiek partnerem, zrób pilot. 2-4 tygodnie, 50-100 połączeń, niewielki budżet. To da Ci odpowiedź na kluczowe pytania: czy mój komunikat rezonuje z rynkiem? Czy ludzie w ogóle chcą o tym rozmawiać? Jakie są główne obiekcje? Czy partner faktycznie rozumie moją branżę?

Pilot to najlepsza inwestycja jaką możesz zrobić. Jeśli działa – skalujesz. Jeśli nie – wychodzisz tanio i albo poprawiasz fundamenty albo szukasz innego partnera. Bez pilotu ryzykujesz 3-6 miesięcy czasu i kilkadziesiąt tysięcy złotych tylko po to żeby dowiedzieć się że to nie pasuje.

I pamiętaj – dobry partner outsourcingowy nie będzie naciskał na długą umowę bez pilotu. Bo my też chcemy wiedzieć czy możemy dostarczyć efekty. Pilot to test dla obu stron. Jeśli partner mówi „tylko roczna umowa, bez testów” – to czerwona flaga.

Outsourcing sprzedaży może być fantastycznym akceleratorem wzrostu. Albo może być kosztownym błędem. Różnica leży w przygotowaniu, wyborze partnera i realistycznych oczekiwaniach.

Piotr Wolniewicz prowadzi hotLead.pl od 2019 roku, pomagając firmom B2B w outsourcingu procesu akwizycyjnego. Firma stosuje obowiązkowy readiness assessment przed rozpoczęciem współpracy oraz okres pilotażowy który pozwala obu stronom zweryfikować dopasowanie przed pełnym zaangażowaniem.