Konferencja biznesowa w hotelu – jak zorganizować?

Coraz więcej przedsiębiorców regularnie organizuje spotkania biznesowe, szkolenia i konferencje w hotelach. Wydarzenia te przynoszą firmom wiele korzyści, tak wizerunkowych, jak i biznesowych. Ułatwiają nawiązywanie kontaktów z kontrahentami, pomagają budować wiarygodność marki i nie tylko. Tym bardziej więc warto dobrze przemyśleć ich organizację i kierować się określonymi zasadami. Jak zorganizować konferencję biznesową, aby przyniosła firmie korzyści?

Cel spotkania — czyli od czego zacząć organizację konferencji?

Określenie celu konferencji biznesowej, grupy docelowej, która ma wziąć w niej udział, i ułożenie planu spotkania to pierwsze kroki do sukcesu. Konferencje w hotelach organizuje się zazwyczaj w celu pozyskania nowych kontaktów biznesowych, rekrutacji pracowników, zwiększenia sprzedaży czy budowy wizerunku specjalisty w danej branży. Wyznaczenie grupy odbiorców to czynność, która ułatwi zaproszenie osób zainteresowanych daną tematyką i treściami, jakie będą na spotkaniu przedstawiane. Z kolei plan wydarzenia pomoże uniknąć błędów takich jak opuszczenie wydarzenia zaraz po zakończeniu bez podziękowania uczestnikom za obecność.

Jak wybrać odpowiedni hotel?

Wybór hotelu w odpowiedniej lokalizacji to kolejny ważny aspekt, jaki trzeba uwzględnić, organizując konferencję biznesową. Hotel taki powinien znajdować się w miejscu, do którego łatwo dojechać samochodem, autobusem lub pociągiem. Ważne, aby miał duży, monitorowany parking. Szerzej ten temat przedstawiono w artykule „Jakie cechy powinien posiadać odpowiedni hotel biznesowy?” na blogu Biurosad. Przygotowując konferencję, warto brać pod uwagę hotele dla gości biznesowych, które w przeciwieństwie do tych dla turystów, sprostają organizacji nawet dużego wydarzenia firmowego.

Sala konferencyjna — na co zwracać uwagę?

W sali, w której odbędzie się konferencja, powinny panować odpowiednie warunki do pracy. Spokój i właściwa temperatura w pomieszczeniu na pewną pomogą uczestnikom skupić się na poruszanych zagadnieniach. Wybierając salę konferencyjną, trzeba sprawdzić, czy posiada klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie i wystarczającą ilość gniazdek. Kluczową rolę odgrywa nie tylko sprzęt multimedialny — projektor, laptop czy duży monitor, ale także bezprzewodowy dostęp do Internetu.

Dlaczego układ krzeseł jest ważny?

Układ krzeseł w sali konferencyjnej ma duże znaczenie, bo wpływa na atmosferę spotkania. Organizując konferencję w formie wykładu, można zdecydować się na tzw. układ szkolny, ale korzystniej jest wybrać tzw. układ kinowy. Z kolei układ krzeseł w formie podkowy lub przy stole typu narada sprawdzi się zawsze wtedy, gdy niezbędny jest kontakt wzrokowy między uczestnikami konferencji. W zaplanowaniu odpowiedniego układu krzeseł i stołów pomaga zazwyczaj wykwalifikowany personel hoteli biznesowych.

Jak dobrać menu konferencyjne?

Jeśli spotkanie trwa nie dłużej niż 4 godziny, wystarczy zaplanować przerwę kawową między poszczególnymi blokami tematycznymi. Restauracje hotelowe serwują wtedy kawę, herbatę i słodkie przekąski. W przypadku dłuższych spotkań biznesowych trzeba zaplanować ciepły posiłek. Dlatego też warto wybrać hotel, którego restauracja oferuje różne propozycje menu takie jak obiad, lunch bufetowy czy kolację, oraz różne potrawy, aby każdy z gości wybrał coś dla siebie.